Anonimització d’expedients de sinistres per a asseguradores i corredories
Un expedient de sinistre és una carpeta heterogènia —comunicat, fotografies, informe pericial, informe mèdic, factures de taller— que surt de l’entitat cap a perits, tallers, metges avaluadors, reasseguradores i fitxers comuns mentre corre el termini de quaranta dies de l’art. 18 de la Llei de Contracte d’Assegurança. La Llei 20/2015 (LOSSEAR) diu, a l’art. 99, exactament quant pot viatjar d’aquest expedient sense consentiment: només l’estrictament necessari, i les dades de salut per a cap altra finalitat que pagar la prestació. anonimiza.do deixa cada enviament amb el que el seu destinatari necessita, tracta la matrícula i la resta d’identificadors del sistema espanyol, i registra cada operació.
Quins documents maneja el departament de sinistres
Cada expedient reuneix, en formats diferents i de diverses fonts:
- Sol·licitud d’assegurança i qüestionari previ, amb el qüestionari de salut en vida, salut, accidents i decessos que l’art. 10 de la Llei de Contracte d’Assegurança obliga a recollir.
- Pòlissa, condicions particulars, suplements i rebuts de prima, amb IBAN, matrícula o adreça del risc i codi QR al rebut.
- Comunicat de sinistre i declaració amistosa d’accident, amb les dades de les dues parts i les dues matrícules, sovint emplenada a mà.
- Informes pericials de danys —auto, llar, comerç, industrial, agrari— amb reportatge fotogràfic, pressupostos i factures de reparació.
- Documentació mèdica: comunicats d’assistència i d’urgències, informes d’alta, de rehabilitació i de valoració del dany corporal, proves diagnòstiques.
- Atestats policials i de la Guàrdia Civil de Trànsit, denúncies i diligències.
- Expedients d’investigació de frau: informes d’investigadors, declaracions, rastre digital amb adreces IP i de correu.
- Reclamacions i litigis: queixes al servei d’atenció al client i al defensor de l’assegurat, demandes, contestacions i pericials judicials.
- A la corredoria: fitxa de client, carta de nomenament, anàlisi comparativa d’ofertes i historial de sinistralitat que s’adjunta per demanar cotització.
Quan cal anonimitzar l’expedient, i què diu la llei
El pagament de la indemnització, l’aportació a un procediment judicial, la comunicació al supervisor i les obligacions de prevenció del blanqueig van amb totes les dades. La resta són usos que la LOSSEAR limita:
Enviament a perits, tallers, metges avaluadors i advocats
L’art. 99.5 LOSSEAR considera encarregat del tractament qui presta serveis externalitzats a l’asseguradora, i cadascun necessita una part diferent de l’expedient: el taller no necessita el qüestionari de salut, el perit de danys no necessita l’IBAN, l’avaluador mèdic no necessita la matrícula ni la prima. És minimització pura i és el cas més quotidià.
Reassegurança i compartició entre companyies
Reclamació a la contrària, convenis d’indemnització directa, coassegurança i, sobretot, reassegurança, on l’expedient o la seva estadística surten de l’entitat i sovint del país. L’art. 99.4 permet comunicar al reassegurador sense consentiment «les dades que siguin estrictament necessàries»: la mateixa habilitació legal està redactada com un mandat de minimització, i fora de la UE apliquen les garanties del capítol V del RGPD.
Fitxers comuns, tarifació i models antifrau
L’art. 99.7 permet fitxers comuns per liquidar sinistres, tarifar, seleccionar riscos, elaborar estudis actuarials i prevenir el frau, sense consentiment previ però comunicant-ho a l’afectat, i tanca: les dades de salut «només podran ser objecte de tractament amb el consentiment exprés de l’afectat». Per portar un sinistre amb component mèdic a un fitxer comú, a un estudi o a l’entrenament d’un model antifrau, o hi ha consentiment exprés o l’expedient va anonimitzat.
Auditoria, supervisió i control intern
Auditor de comptes, actuari, revisió de reserves tècniques, informes al supervisor i comitès interns de sinistres necessiten el contingut dels expedients, no la identitat dels assegurats i els perjudicats.
La corredoria que demana oferta al mercat
Presentar un risc i el seu historial de sinistralitat a diverses companyies que encara no tenen relació amb el client per obtenir cotització deixa dades identificades en mans de totes menys una. L’art. 99.9 obliga a cancel·lar en deu dies les dades d’un contracte que no s’arriba a celebrar, amb consentiment exprés si són de salut. Demanar oferta amb l’historial anonimitzat evita el problema d’arrel.
Formació, casuística i entorns de prova
Fer servir sinistres reals en la formació de tramitadors i de la xarxa comercial, en circulars internes o carregats a l’entorn de proves en canviar el gestor de sinistres és una finalitat diferent de la del contracte, i l’art. 99.1 exigeix per a ella consentiment específic. S’anonimitzen abans.
Quines dades apareixen i quines són distintives del sector
La matrícula és la tipologia pròpia d’aquesta vertical: és al comunicat, a l’atestat, a la peritació, a la factura del taller i dins de les fotografies.
- Identificació de prenedor, assegurat, perjudicats i testimonis: noms, NIF o NIE, passaport, adreça del risc, telèfon, correu, data de naixement, IBAN i quantitats de prima i indemnització.
- Matrícules, sovint dues per comunicat; i dins del reportatge fotogràfic, matrícules, rètols i números de portal llegibles.
- En la documentació mèdica i de baixa: número de la Seguretat Social, denominació del centre, CSV i codi de barres de l’etiqueta identificativa de l’hospital; i diagnòstic, tractament i número d’història clínica, que són categoria especial i no són a les 20 tipologies del catàleg: es cobreixen amb tipologia pròpia en llenguatge natural.
- En atestats i denúncies: noms, matrícula, denominació del cos actuant, identificador professional de l’agent i resultat d’alcoholèmia, que és dada de salut.
- En expedients de frau: adreces IP i de correu del rastre digital, a més de noms, matrícula i quantitats.
- Números de pòlissa, de rebut, d’expedient i d’atestat: no són al catàleg, però es descriuen com a tipologies pròpies. I la mateixa persona apareix en un atestat com a conductor, denunciat, «el senyor Tal» i «el titular del vehicle».
Com encaixar-ho a la tramitació amb quaranta dies corrent
- Política per ram —auto, llar, salut, responsabilitat civil— aprovada pel DPO: què s’anonimitza, per a quin destinatari i amb quina tècnica.
- Una plantilla de tractament per destinatari: perit de danys, taller, metge avaluador, advocat, reassegurador, fitxer comú, formació. Cadascuna deixa només el que aquell destinatari necessita.
- L’expedient complet com a lot: la carpeta del sinistre es puja en un ZIP i el resultat torna al gestor de sinistres per API, sense que el tramitador canviï de pantalla.
- Pseudonimització reversible per a tot el que després cal pagar o reclamar; anonimització irreversible amb verificació de k-anonimitat per a l’històric de tarifació, els fitxers comuns i els models.
- Revisió per valor únic en lloc de repassar quaranta vegades el mateix nom en un expedient llarg.
- Registre de cada cessió al registre d’activitats de tractament, i destrucció o cancel·lació en termini: deu dies per a l’oferta no contractada.
Què aporta anonimiza.do a una asseguradora o una corredoria
- Detecta les 20 tipologies del catàleg —amb la matrícula, l’IBAN, les quantitats, les dates, els NIF i NIE, el passaport, la Seguretat Social, els CSV, els codis de barres i QR i les adreces IP— i valida NIF, NIE, Seguretat Social i IBAN pel dígit de control.
- Tipologies pròpies descrites en llenguatge natural —número de pòlissa, d’expedient, d’atestat, diagnòstic, número d’història clínica— sense programar regles ni entrenar res.
- Correferència i identificadors de relació i de càrrec: reconeix que «el conductor habitual», «el germà de l’assegurat» i «el senyor Tal» són la mateixa persona al llarg de l’expedient, i els tracta de manera coherent.
- Lots en ZIP per a la carpeta del sinistre, fulls de càlcul columna per columna per als històrics, OCR per a informes i factures escanejats i per al text llegible de les fotografies, i API REST per integrar-lo amb el gestor de sinistres.
- Dos modes segons l’ús: pseudonimització reversible amb tokenització estable per al que cal pagar o reclamar després, i anonimització irreversible amb verificació de k-anonimitat per a fitxers comuns, estudis actuarials i models.
- Elimina les metadades del fitxer abans de la descàrrega i deixa un registre d’auditoria de cada document processat.
- Dades sempre a la Unió Europea (AWS Frankfurt), amb opció de desplegament a la regió d’AWS a Espanya; Esquema Nacional de Seguretat categoria MITJANA i contracte d’encarregat del tractament.
- Pla Empresa amb volum il·limitat, SSO/SAML, gestor de compte dedicat i SLA; pla gratuït de 3 documents al mes per provar.
Provar gratis: 3 documents al mes
Preguntes freqüents
Tracta les matrícules i la resta de dades que apareixen a les fotografies del perit?
Les imatges i els PDF escanejats passen per OCR: el text llegible d’una fotografia —matrícules, rètols, números de portal, documents fotografiats— es detecta com qualsevol altra dada del catàleg. El que no sigui text llegible no es detecta automàticament i es revisa a mà.
Si anonimitzem l’històric per al fitxer comú o per entrenar el model antifrau, deixa de ser dada personal?
Només si l’anonimització és irreversible i ningú pot reidentificar creuant matrícula, codi postal i data: per a això hi ha la verificació de k-anonimitat. La pseudonimització no n’hi ha prou, perquè l’art. 4.5 del RGPD la manté dins del reglament. I amb dades de salut l’art. 99.7 de la LOSSEAR deixa dos camins: consentiment exprés o anonimització.
Com ho posem al gestor de sinistres sense que el tramitador canviï de pantalla?
Per l’API REST i els lots en ZIP: la carpeta de l’expedient entra, es tracta amb la plantilla del destinatari i torna al gestor. Amb el termini de quaranta dies de l’art. 18 de la Llei de Contracte d’Assegurança corrent, una eina que obligui a descarregar, pujar i tornar a carregar no s’adopta.
Si anonimitzem l’expedient, com paguem després la indemnització?
Per a tot el que cal pagar o reclamar es fa servir la pseudonimització reversible: els identificadors se substitueixen per tokens estables i la reversió es fa amb clau i queda registrada. L’anonimització irreversible es reserva per a l’històric, els fitxers comuns i els models, on no cal tornar a l’assegurat.
Cal anonimitzar el que s’aporta al jutjat, al supervisor o per al blanqueig?
No. El procediment judicial, la comunicació a la Direcció General d’Assegurances i les obligacions de la Llei 10/2010 tenen base legal pròpia i van amb totes les dades. El que s’anonimitza és l’ús secundari que l’art. 99 de la LOSSEAR limita: proveïdors, reassegurança, fitxers comuns, ofertes no contractades, formació i proves.